Оформление документа

Откройте любую книгу, журнал или брошюру — и вы увидите, что на каждой странице обязательно повторяются одни и те же элементы. Нет, речь не о тексте — тут как раз повтор неуместен. А о специальных информационных метках, которые можно найти в верхней или нижней части страницы.

Колонтитулы и номера страниц

Называются они колонтитулами в Ворде — им-то и посвящена новая панель нашей ленты «Вставка».

Колонтитулы в ворде

Самый известный и популярный из колонтитулов — это, конечно, номера страниц: без них не обходится ни один документ. Как вставить нумерацию в колонтитулах? Для их вставки на панели предусмотрена специальная кнопка «Номер страницы».

Вставка номеров страниц в колонтитул

Вы же можете самостоятельно установить параметры размещения номера на странице: — в правом или левом углу, вверху или внизу страницы и т. д.

Для нумерации страниц в колонтитулах в Ворде можно воспользоваться и меню «Верхний колонтитул»: там среди шаблонов есть несколько графических плашек с номером страниц — например, Аспект, с синим уголком.

Верхний колонтитул Аспект

Колонтитул может отображать куда больше информации — например, название текущей вашего труда на нечётной страничке и название текущей главы или раздела — на чётной. Для документов на одну-две странички такая роскошь явно чрезмерна, но если вы готовите многостраничный диплом, отчёт или
презентацию — не пренебрегайте колонтитулами, с ними текст будет выглядеть гораздо солиднее, да и работать с ним будет удобней.

Содержимое колонтитулов можно добавить самостоятельно: либо набрать вручную, либо (что куда правильнее) — создать их на основе специальных полей из раздела «Колонтитулы» панели «Вставка».

Если вы используете стили для оформления структуры документа (то есть заголовок каждого уровня у вас выделен отдельным стилем), вы можете сделать так, чтобы Word сам подставлял в колонтитул название текущей главы.

Хотя это подходит лишь для объёмных и сложных документов, а для обычных текстов лучше выбрать самый простой вариант — это название вашей работы и её автор.

По умолчанию содержание обоих колонтитулов идентично — и на правой, и на левой странице будет размещён один и тот же текст. Однако можно сделать так, чтобы для каждой стороны был создан свой колонтитул: например, справа разместить имя автора, а слева — название главы. Для этого достаточно всего лишь настроить колонтитулы с помощью кнопки «Параметры» на специальной ленте «Конструктор» — она появится, как только вы щёлкните по только что добавленному колонтитулу.

Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц

При необходимости можно составить куда более изощрённый колонтитул, включив в него сразу несколько стандартных объектов и полей, но на практике в этом не возникает необходимости, разве что вы готовите книгу или отчёт из нескольких сотен страниц и кучи разделов.

В качестве колонтитула можно добавить не только текст, но и картинку или рамку! Например, готовую «шапку» для бланка официального документа. Причем, рамка в колонтитуле может быть целиком на весь лист.

И последнее: как удалить колонтитул в Ворде? Чтобы удалить колонтитулы из документа, если они вам вдруг наскучили, щёлкните по стрелочке рядом с кнопкой «Верхний (или Нижний) колонтитул» и выберите в появившемся меню команду «Удалить нижний (верхний) колонтитул». Возможно, эту процедуру придётся проделать несколько раз, для каждого раздела вашего документа.

Теперь вы знаете, как сделать, изменить или удалить в принципе колонтитул в Ворде, а так же знаете, как работать отдельно и добавить или убрать верхний или нижний колонтитул.

Оглавления и указатели

Если честно, то ленту «Ссылки» я бы поставил сразу после ленты «Главная» — и уж во всяком случае, перед малополезной «Разметкой страницы». Ведь она отвечает за СТРУКТУРУ документа — а для тех, кто создаёт в Word документ большого объёма (такой, например, как книга, дипломная работа или большая журнальная статья), без структурирования не обойтись никак.

лента ссылки
  • Оглавление.
  • Список литературы.
  • Список иллюстраций.
  • Указатели терминов.

Всё это и даст вам возможность составить ленту «Ссылок» — конечно, если вы заблаговременно не поленились облегчить ей работу. Помните статью, посвящённую стилям? Не зря мы так долго и красочно расписывали их возможности — в теории, до поры до времени. А сейчас заставим их поработать на практике.

Конечно, оглавление необходимо не любому документу — если объём текста не превышает десяти страниц, оно чаще всего вовсе без надобности. Но представьте себе рукопись объёмом страниц в сто… И вот тогда без
оглавления становится тяжко.

Набирать такой список «ручками» долго и нудно. А если ещё в нём необходимо указывать номера страниц — и вовсе беда: документы имеют свойство обновляться, изменять структуру. Так что же — опять делать список заново? Не волнуйтесь. Умница Word умеет составлять оглавления и прочие списки автоматически. Конечно, только в том случае, если вы предварительно, ещё при наборе текста, будете помечать, к примеру, будущие элементы того же оглавления, используя специальные стили. А Word впоследствии, повинуясь вашей команде, отыщет в тексте все элементы, помеченные нужными стилями, и представит их вам в виде аккуратного списка.

Как сделать оглавление в Ворде?

Набирая текст, форматируйте набранный вами заголовок первого, самого высокого уровня, используя стиль Заголовок 1, более низкий уровень будет Заголовком 2… То же самое и с терминами — только теперь мы применим стили Указатель 1, Указатель 2 и т. д.

Используя стили (особенно это касается оформления заголовков), вы получаете возможность, в качестве приятного дополнения, обзавестись средствами быстрой навигации по документу. В том случае, если ваш текст занимает не одну, а несколько страниц, без них работать становится куда тяжелее.

автоматическое оглавление в ворде

Помните кнопку «Область навигации» на ленте «Вид»? Если вы ещё не включили эту панель, имеет смысл сделать это теперь, когда все наши заголовки помечены соответствующими стилями с соблюдением иерархии.

Теперь в левой части окна у нас открылось что-то вроде содержание в Ворде. Разумеется, интерактивного — щёлкнув мышкой по названию любого раздела, вы немедленно выведете на экран нужный участок текста.

Ну а чтобы вставить оглавление в виде отдельного листа, нужно нажать кнопку

Кнопка оглавление

Вид и количество уровней в оглавлении можно выбрать из библиотеки шаблонов под кнопкой «Оглавление», либо установить все нужные параметры вручную (меню «Настраиваемое оглавление…»).

В дополнительном меню этой кнопки вы сможете установить число уровней, которые будут отображаться в оглавлении: например, если вы использовали заголовки уровня с 1 по 6, можно сделать так, чтобы в оглавление вошли лишь уровни вплоть до четвёртого.

Разумеется, перед тем как нажать кнопку OK, не забудьте поставить курсор в то место текста, где должен возникнуть указатель или оглавление. Желательно — в конец текста или в начале: оглавление в середине нам как-то ни к чему…

Теперь вы знаете как сделать оглавление страниц в Ворде.

Схожим образом создаётся и список иллюстраций, только в этом случае нам даже не придётся помечать подписи к рисункам определённым стилем — Word все сделает самостоятельно при создании подписи.

Обратите внимание, что строчки в созданном вами оглавлении — это не просто текст, а гиперссылки (как и названия глав на навигационной панели): щёлкнув по ним, вы можете быстро переместиться к соответствующему участку документа.

Редактировать содержание в Ворде обычным порядком нежелательно: если вам нужно внести какие-то изменения, вносите их в текст документа и заголовки. Закончив работу, пересоберите оглавление или указатель заново: для этого вам нужно вызвать Контекстное меню оглавления или списка, щёлкнув по нему правой кнопкой мышки, и выбрать пункт «Обновить поля».

Обратите внимание: в этом режиме можно ограничиться заменой лишь номеров страниц, если вы просто добавляли текст, не трогая заголовки. Или пересобрать оглавление целиком.

Обновление содержания


Наконец, с помощью этой ленты мы можем создавать сноски внизу страницы, помечать ключевые слова в тексте для автоматической генерации всевозможных указателей (например, списка иллюстраций, указателей литературы).

Общую информацию по «как создать содержание в Ворде» я рассказал. Едем дальше.

Сноски

При оформлении научных работ, дипломов и прочей важной макулатуры частенько приходится растолковывать значение какого-нибудь термина или посылать читателя к первоисточнику опубликованной цитаты, чтобы чужую умную мысль ненароком не приняли за вашу.

В этих случаях принято в Ворде использовать сноски. Сносками заведует отдельная панель в меню «Ссылки».

Сноски в ворде

Как сделать сноску в Ворде? С простыми сносками всё понятно: номер над помеченным словом или фразой — и расшифровка внизу страницы: кликаете сначала на слово, куда хотите поместить сноску, а потом на кнопку «Вставить сноску».

сноска в ворде
Результат

Существует ещё кнопка «Вставить концевую сноску». Концевая сноска отличается от обычной лишь тем, что помещается она не на той же странице, а в самом конце документа.

Наконец, кнопка «Вставить ссылку» открывает специальную карточку, где вы можете заполнить все параметры использованного источника — имя автора, название книги или статьи, год и место издания, а также номер страницы.

вставить ссылку

Рассылки

Лента рассылки в Ворде появилась в Word 2007 и переходит в новые версии практически без изменений. Собственно, шанс, что она вдруг вам пригодится, невелик — но всё-таки…

лента рассылки в ворде

На этой ленте собраны все инструменты Word, необходимые для создания и рассылки однотипных документов большому количеству адресатов. Скажем, новогодних поздравлений от лица компании всем сотрудникам.

Представьте, что в компании работает несколько сотен или даже тысяч человек, и поздравить нужно каждого. Как быть — не набивать же тысячи приглашений, рассылая их вручную!

Кроме того, с помощью этой ленты очень удобно организовать обмен документами с коллегами — в принципе, для этого Word не нужен, поскольку рассылкой ведает другая программа из комплекта Microsoft Office — Outlook. Но если вы хотите выполнить рассылку без отрыва от работы над текстом, эта лента вас здорово выручит.

Первые две кнопки позволят вам распечатать почтовые конверты для обычной, бумажной рассылки, а также наклейки с адресами.

конверты и наклейки в ворде

А вот вторая панель — «Слияние» — «заточена» уже не под бумажную, а электронную рассылку. Работать с ней мы будем в несколько этапов — проще всего воспользоваться услугами «Пошагового мастера слияния» (Последняя команда в меню «Начать слияние») — он откроется в виде специальной панели в правой части экрана:

  • Выберите тип документа — например, Электронное сообщение для рассылки по e-mail.
  • Выберите документ для рассылки — если он уже открыт в Word, выберите Текущий.
  • Выберите получателей. Поскольку рассылка в любом случае будет осуществляться через Outlook, можно воспользоваться его адресной книгой. А можно создать свой собственный с помощью встроенного редактора.
слияние в ворде

Обратите особое внимание на первое поле — обращение: оно может быть автоматически подставлено в шаблон документа. Так что не перепутайте.

Остальные поля, скорее всего, вопросов не вызовут, за исключением разве что адреса: для каждой персоны можно указать несколько «емейлов».

После заполнения списка сохраните его — он может вам понадобиться для новых рассылок. А затем вернитесь к созданию письма.

На следующем этапе Мастер предложит вам вставить в документ индивидуальную «шапку» — она может содержать блок почтового адреса или, что бывает гораздо чаще, строку приветствия — её Word создаст самостоятельно, воспользовавшись данными из введённого вами списка адресов. Кроме того, можно
добавить к документу ещё и другие настраиваемые поля, с помощью кнопки «Другие элементы«.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *